De belangrijkste bron heeft geen connector
Een groot deel van wat je bedrijf weet over zijn producten, staat nergens opgeschreven. Het zit in de hoofden van een handvol mensen. De productspecialist waar iedereen naar belt als ze écht de details moeten weten.
Het verhaal van Yves
We kenden een grote firma die industriële stroomgroepen produceerde. Techniekers, sales, om het even wie iets in detail wilde weten over een machine, belde naar Yves. Yves liep daar al twintig jaar rond. Hij had persoonlijk aan elke machine gesleuteld en wist alles van elk toestel. Welke variant gevoelig was voor welk defect, waarom een bepaalde klant een aangepaste configuratie kreeg, welke combinatie je beter vermeed.
Die kennis stond in geen enkel systeem. Ze stond in het hoofd van Yves. En de dag dat Yves op pensioen gaat, verdwijnt ze, tenzij je ze op tijd vastlegt.
Hoe we die kennis ophalen
Voor net die black box hebben we een gespreksmethode uitgewerkt. We halen de kennis er gestructureerd uit, zonder dat de specialist er dagen aan kwijt is.
De aanpak verloopt in drie stappen:
- Gestructureerde gesprekken. We interviewen je senior specialisten met een methode die gericht is op het naar boven halen van impliciete kennis: de dingen die ze vanzelfsprekend vinden, maar die nergens staan.
- Vastgelegd en gevalideerd. De notities worden omgezet in heldere kennisitems en daarna door de specialist zelf nagekeken en goedgekeurd. Wat erin gaat, klopt.
- Altijd opvraagbaar. Vanaf dan gebruikt de AI wat in hun hoofd zat, ook wanneer ze zelf niet in de kamer zijn. De kennis blijft, ook als de mens vertrekt.
Van persoonsafhankelijk naar organisatiekennis
Zo wordt de kennis van je beste mensen geen risico meer, maar een blijvende troef. Niet langer afhankelijk van wie er die dag opneemt, maar opvraagbaar door je hele team, met bronvermelding.